Privacy Statement

Profile Belux NV, met maatschappelijke zetel te 2800 ANTWERPEN, Posthofbrug 6-8, gekend met het KBO-nummer 0892.751.77, DPO: […], wenst haar klanten te informeren omtrent de wijze waarop zij uw persoonsgegevens verzamelt, bewerkt en aanwendt.

Profile Belux NV is een onafhankelijke automotive holding en formulehouder van het franchiseconcept Profile Car & Tyreservice met als focus bandenservice en auto-onderhoud.

Dit privacy statement is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens door Profile Belux NV en de hieraan gelieerde werkmaatschappijen met Profile International N.V. als moedermaatschappij, hierna gezamenlijk aan te duiden als “Profile”.

Wij hechten er belang aan dat onze dienstverlening open, eerlijk en transparant is. In dat kader vinden wij het belangrijk dat u precies weet welke persoonsgegevens Profile verzamelt en voor welke doeleinden we deze persoonsgegevens gebruiken.

In dit privacy statement beschrijven wij dat op een overzichtelijke manier. Profile staat er voor in dat persoonsgegevens op een zorgvuldige wijze en in overeenstemming met de wet- en regelgeving worden verzameld, gebruikt en verwijderd. Dit privacy statement kan van tijd tot tijd wijzigen als nieuwe ontwikkelingen daartoe aanleiding geven. Het meest actuele privacy statement kunt u vinden op onze website.

De huidige privacy policy betreft de gegevens waarbij Profile optreedt als verwerkingsverantwoordelijke, t.t.z. wanneer Profile persoonsgegevens verwerkt voor haar eigen doeleinden en niet in opdracht van een derde.

De franchisenemers die de Profile Car & Tyreservice formule exploiteren maar opereren vanuit een onafhankelijke, zelfstandige rechtsvorm vallen uitdrukkelijk niet onder deze bepaling. Wij hebben uiteraard met onze franchisenemers afspraken gemaakt over de verwerking van persoonsgegevens welke zijn vastgelegd in verwerkersovereenkomsten in lijn met de bepalingen uit de AVG.

Welke persoonsgegevens gebruiken wij?

Binnen de werking van Profile bestaat de mogelijkheid dat de volgende categorieën van persoonsgegevens worden verwerkt, dit is afhankelijk van uw gebruik van onze diensten:

• Naam en voornaam
• Taal
• Geboortedatum
• Woonplaats en plaats voor levering van diensten of producten
• Rekeningnummer
• Vaste en/of mobiele telefoon
• E-mailadres
• Activiteiten op onze website
• IP-adres
• Locatie
• Eventueel bijkomende persoonsgegevens die worden verstrekt

Waarvoor gebruiken we uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden door Profile verwerkt voor de volgende doeleinden. De gegevens worden alleen voor dit doel gebruikt en bewaard.

1. Het uitvoeren van overeenkomsten

Wij verwerken persoonsgegevens om onze afspraken/overeenkomsten die we sluiten met franchisenemers, zakelijke en particuliere klanten te kunnen uitvoeren. Deze activiteiten zijn onder andere de verkoop van banden, het maken van afspraken voor de levering van banden- en onderhoudswerkzaamheden met zakelijke- en particuliere klanten, en onze franchisenemers evenals het beheren van onze platformen. Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens van onze medewerkers in onze administratie op basis van afgesloten arbeidsovereenkomsten.

2. Voor marketingactiviteiten

Wij verwerken persoonsgegevens in het kader van marketingactiviteiten. Dit kunnen oude en bestaande klanten zijn en relaties die bijvoorbeeld tijdens evenementen ontstaan zijn of personen die zich in het verleden hebben ingeschreven voor onze nieuwsbrief en zich hier niet voor afgemeld hebben (geen opt-out). Zakelijke klanten (leaserijders) worden niet pro-actief benaderd met commerciële (e-)mailings of commerciële nieuwsbrieven. Op profile.be maken we gebruik van cookies, zie punt 4.

3. Afhandeling van de door u gevraagde informatie of publicaties

Indien u meer informatie wenst over onze dienstverlening of op de hoogte wilt worden gehouden van onze producten, dan verwerken wij uw gegevens om u reactie te kunnen geven. U kunt hierbij denken aan door u ingevulde contactformulieren, als u contact heeft gehad via onze live chat of een aanvraag voor niet op voorraad zijnde banden heeft gedaan.

4. Het verbeteren van de website en dienstverlening van Profile

Dit doen we op twee manieren: direct (bijv. de gegevens die u aan ons versterkt via onze website) en indirect (via cookies). Onze website maakt gebruik van functionele, analytische en marketing / advertising cookies om de bezoekerservaring te optimaliseren.

5. Het beheer van klantenbestanden en administratie

Teneinde een optimale dienstverlening te voorzien, de nodige administratie op orde te houden, te voldoen aan de op haar rustende verplichtingen en om haar verbintenissen na te komen, dient Profile eveneens de nodige persoonsgegevens te verwerken.

Cookies

Profile maakt bij het aanbieden van online content en diensten gebruik van cookies om u beter van dienst te kunnen zijn. U wordt voorafgaand aan het eerste bezoek altijd gevraagd of u akkoord bent met het verzamelen van cookies door Profile.

Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine bestanden die met pagina’s van websites worden meegestuurd, uw voorkeuren tijdens het surfen onthoudt en in uw browser worden opgeslagen. De daarin opgeslagen informatie kan bij een volgend bezoek weer naar onze servers teruggestuurd worden. Een cookie slaat geen naam, adres of leeftijd op. Ook andere persoonlijke gegevens weet een cookie niet. Cookies onthouden alleen uw voorkeuren en uw interesses op basis van uw klikgedrag en eventueel ingevuld kenteken.

Waarom maakt Profile gebruik van cookies?

Door het opslaan van cookies leert Profile uit het gedrag van de bezoekers van haar website. Met hulp van deze gegevens kunnen wij de informatie, diensten en producten op de website verbeteren. Ook kan er op die manier aan bezoekers relevantere informatie worden aangeboden waardoor zij minder lang hoeven te zoeken en sneller acties kunnen ondernemen en kunnen ingevulde gegevens worden bewaard wanneer bezoekers pagina’s verlaten en later nogmaals bezoeken. Bij uw eerste bezoek kunt u akkoord gaan met het gebruik van cookies van derden. Als u cookies niet accepteert, kunt u niet altijd gebruikmaken van alle voordelige en persoonlijke mogelijkheden van de online content en diensten.

Welke cookies gebruikt Profile?

Profile.be gebruikt verschillende soorten cookies voor de volgende doeleinden:

Noodzakelijke cookies - Noodzakelijk om gebruik te kunnen maken van standaardfunctionaliteiten op de website. U maakt altijd, zonder goedkeuring, gebruik van functionele cookies en cookies voor webstatistieken. Hieronder vallen analytische cookies en functionele cookies zoals het opslaan van uw gekozen banden in de winkelwagen.

Cookies voor marketing en statistiek - Deze cookies worden gebruikt om te kunnen analyseren hoe u gebruikmaakt van onze online content en diensten om deze vervolgens nog beter af te kunnen stemmen op uw wensen en behoeften. Bijvoorbeeld bij het gebruik van onze live-chat-optie en het achterhalen van uw ervaring met onze dienstverlening. Deze gegevens worden anoniem opgeslagen en zijn dus niet te herleiden naar wie u bent.

Cookies voor adverteren - Met deze cookies houden adverteerders bij welke pagina’s u bezoekt uit hun netwerk om zo relevante informatie (zoals banden, velgen en auto onderhoudsaanbod) aan u te kunnen tonen op kanalen van Profile, zoals advertenties op Facebook, Google en andere websites / kanalen.

Hoe kan ik cookies uitzetten?

U kunt cookies in uw browser ook standaard uitzetten. Op die manier worden er geen cookies opgeslagen. Hieronder vindt u per browser instructies om cookies uit te zetten. Als u gebruikmaakt van meerdere computers en/of browsers (let op: dit geldt niet alleen voor desktopcomputers maar ook voor tablets en smartphones) moet u deze handeling(en) zo vaak als nodig herhalen. Cookies uitzetten voor: Internet Explorer, Safari, Chrome of Firefox.

Welke grondslagen zijn van toepassing?

Profile verwerkt uitsluitend persoonsgegevens als daarvoor een wettelijke grondslag bestaat, zoals voorgeschreven wordt in de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De volgende grondslagen zijn van toepassing:

1. Uitvoeren van overeenkomsten

Wij verwerken persoonsgegevens om onze afspraken/overeenkomsten die we sluiten met franchisenemers, zakelijke en particuliere klanten te kunnen uitvoeren. Deze activiteiten zijn onder andere de verkoop van banden, het maken van afspraken voor de levering van banden- en onderhoudswerkzaamheden met zakelijke en particuliere klanten en onze franchisenemers. Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens van onze medewerkers in onze administratie op basis van afgesloten arbeidsovereenkomsten.

2. Gerechtvaardigd belang

Profile heeft een gerechtvaardigd belang om klanten te werven en relaties te onderhouden en daarom bepaalde persoonsgegevens te verzamelen. Dit geldt voor de volgende gegevens:

• Aanhef
• Naam (voornaam en achternaam)
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres

Bovenstaande gegevens zijn nodig in het geval er een afspraak of aankoop is / wordt gepland of gedaan. Zo kunnen wij u op de juiste wijze informeren over bijvoorbeeld een afspraak die moet worden verzet, het afstemmen van de juiste bandenmaat of reparaties die wij zien op basis van het onderzoek van uw auto. Ook slaan wij uw gegevens hiermee op voor facturatiedoeleinden. Uw mailadres en / of telefoonnummer wordt alleen gebruikt voor het versturen van commerciële boodschappen als u zich hiervoor heeft aangemeld (opt-in). Wel wordt u automatisch toegevoegd aan onze maildatabase als u bij ons een financiële transactie (een aankoop) heeft gedaan. U ontvangt hiervoor een welkomsmail na uw bezoek / aankoop en u heeft te allen tijden de mogelijkheid zich hiervoor uit te schrijven.

3. Toestemming van betrokkenen

Voor het gebruik van cookies vragen wij uw toestemming bij het betreden van de website. Echter worden bepaalde analytische en functionele cookies (Google Analytics en bijv. winkelwagencookies) standaard geplaatst. Voor de analytische cookies is uw IP-adres steeds geanonimiseerd.

4. Voldoen aan wettelijke verplichting

Profile dient persoonsgegevens te verwerken vanwege een aantal wettelijke verplichtingen, waaronder fiscale, boekhoudkundige en sociale regelgeving.

Met wie deelt Profile uw gegevens?

In principe delen we uw gegevens niet met anderen. Dat doen we alleen als het noodzakelijk is voor de uitvoering van onze dienstverlening of als we een wettelijke verplichting hebben. In dat geval delen we gegevens met:

1. Eigen werknemers en franchisenemers

We delen gegevens met onze franchisenemers en medewerkers waarbij het verwerkingsdoel in lijn ligt met de functie. Bijvoorbeeld: een medewerker van Profile Nederland neemt contact op met een klant, of één van onze vestigingen neemt contact met u op om te ondersteunen bij een vraag. Hiervoor zijn contactgegevens nodig.

2. Leveranciers en onderaannemers die voor Profile werken

We werken samen met dienstverleners die onze website en ICT-systemen bouwen en beheren en (sales)activiteiten voor ons uitvoeren. Bijvoorbeeld als het gaat om live chat, telefonische ondersteuning bij het aankopen van banden, e-mailmarketing en meer. Met hen maken we goede afspraken over hun verplichtingen en bevoegdheden. Deze leggen we vast in (verwerkings)overeenkomsten.

3. Fiscale administratie

In het geval van fiscale verzoeken kunnen er gegevens worden gedeeld met de administratie.

Hoe lang bewaart Profile uw persoonsgegevens?

Profile bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is om de in dit privacy statement genoemde doelen te bereiken.

• De bewaartermijn van onze administratie is zeven jaar, overeenkomstig de wettelijke verplichting. Dit is inclusief de met u gesloten overeenkomsten en de termijn gaat in nadat de overeenkomst is beëindigd.
• Wanneer u ons een e-mail stuurt of een vraag stelt via een contactformulier, dan worden de gegevens die u ons toestuurt bewaard zolang als naar de aard van het formulier of de inhoud van uw e-mail nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan.
• Gegevens voor marketingactiviteiten worden voor onbepaalde tijd bewaard, bijvoorbeeld als u een opt-in heeft gedaan voor het ontvangen van e-mails, of nadat er contact is geweest in het kader van het aanbieden van producten of diensten. De opslagduur van cookies is per cookie verschillend. Zie ook het onderwerp ‘Cookies’.

Hoe beveiligt Profile uw persoonsgegevens?

Profile treft alle redelijke maatregelen om uw persoonsgegevens adequaat te beschermen, alsook om deze informatie te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang, verspreiding, wijziging of vernietiging. Profile wenst er echter op te wijzen dat internetverkeer nooit 100% veilig of storingsvrij is, en dat geldt met name voor het zenden van e-mails van en naar deze site. Het blijft steeds je eigen verantwoordelijkheid om wachtwoorden, identificatienummers en andere toegangsmodaliteiten geheim te houden en te beschermen.

Inzage, wijziging, verwijderen of afschermen van persoonsgegevens

Als u wilt weten welke persoonsgegevens Profile van u verzamelt en gebruikt, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Tevens heeft u het recht:

• om uw persoonsgegevens te corrigeren of verwijderen,
• om uw toestemming voor gegevensverwerking in te trekken,
• om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Profile,
• op gegevensportabiliteit. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om uw persoonsgegevens waar wij in elektronische vorm over beschikken, naar u of een andere door u genoemde organisatie te laten sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, bezwaar of gegevensoverdraging sturen naar contactdesk@profile.be. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. We reageren binnen vier weken op uw verzoek.

Heeft u een klacht over de wijze waarop Profile uw persoonsgegevens verwerkt, dan kunt u dat melden bij contactdesk@profile.be. Mocht dit niet tot het gewenste resultaat leiden, dan kunt u ook een klacht indienen bij de nationale toezichthouder, de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautori... slot

Mocht u na het lezen van dit Privacy Statement nog vragen hebben over de bescherming van uw privacy tijdens uw bezoeken op onze website(s), neem dan gerust schriftelijk, telefonisch of per e-mail contact op met Profile Belux.

Profile Belux NV
Posthofbrug 6-8
2600 Antwerpen-Berchem
België

BTW nummer: BE0892.751.772

Telefoonnummer: 0032 (0)3 546 04 10
Fax: 0032 (0)3 546 04 12
E-mailadres: contactdesk@profile.be